タイムライン：いつ、何をすべきか

忘年会の準備は本番の2ヶ月前からスタートするのが理想です。新年会も同様に、年末には準備を始めておきましょう。

2ヶ月前：店舗候補リスト作成

12月の希望日時に予約できるか早めに確認しましょう。10月中に店舗候補を3〜5件リストアップし、上司や参加予定者に意見を聞く進め方もあります。

1.5ヶ月前：日程調整＆店舗予約

参加予定者の日程を確定させ、本命の店舗を予約。この時点で参加可能人数の上限枠を伝えておきます（例：最大40名まで対応可能）。

1ヶ月前：正式な案内メールを送信

参加可否の締切を2週間前に設定し、案内メールを送信。会費・場所・時間・目的を明記します。会社メールなら部長や役員の名前もCCに入れるのがマナーです。

2週間前：参加人数確定・お店に連絡

参加人数が確定したら、すぐにお店に人数変更を連絡。コース内容の確認、アレルギー対応、会場のレイアウト（着席／立食）を最終決定します。

1週間前：最終リマインド＆集金準備

参加者に最終リマインドを送信。事前集金の場合は、振込先と締切を改めて周知します。当日受付の場合は、お釣りの準備（1万円札→千円札の両替）を忘れずに。

前日：お店の最終確認＆準備品チェック

前日にお店に電話して予約内容を再確認。ビンゴ大会などをする場合は景品の準備、ゲーム用のマイクの確認も。

当日：受付→進行→締め→精算

当日はとにかく時間管理が最優先。各アジェンダの時間配分を守り、終わりの時間を明確に伝えましょう。

忘年会・新年会の予算例

以下は予算を組むための仮の金額例です。実際のコース料金は店舗に確認してください。

上記の金額は予算を考えるための仮例であり、年次の価格調査に基づく相場ではありません。予算設定時は「去年と同じ」ではなく現在の相場を確認しましょう。

予算案内の書き方（テンプレート）

件名：【2026年忘年会のご案内】12/19（土）19:00〜

皆様

お疲れ様です、幹事の〇〇です。
恒例の忘年会を以下の通り開催いたします。ご参加お待ちしております。

■日時：2026年12月19日（土）19:00〜21:30
■場所：〇〇（東京駅徒歩5分、店舗URL）
■会費：一律6,000円（役員の皆様は別途傾斜配分あり）
■支払方法：事前振込（12/10締切）
■参加可否：12/5（土）までに〇〇までご連絡ください

不明点はお気軽にお尋ねください。
幹事：〇〇（内線：1234）

傾斜配分をうまく活用する

40人規模の忘年会で「全員一律5,000円」にすると、若手には重く、役員には軽すぎる会費になります。傾斜配分を使う場合の会費案は次のとおりです。

この金額は合意を得るための仮案です。実際に40名の構成に当てはめ、集金額と会計額を検算してみましょう。

お店の単価を1人5,500円（税・サービス料込）と仮定すると、店舗への支払いは220,000円です。上の232,000円は予備費12,000円を含む手計算の集金案です。予備費の金額・使い道・未使用時の返金方法は集金前に参加者へ説明し、合意を得てください。追加費用がなければ12,000円は余剰金として、合意した方法で返金します。次回費用や景品へ無断で流用しないでください。

ケイシャ君で全員の金額を固定して計算する場合、固定額の合計は入力した会計金額と一致させる必要があります。店舗支払220,000円を会計金額に入力して、上の固定額232,000円をそのまま再現することはできません。アプリでは実際の会計金額に合わせて配分を作り、この予備費を含む集金計画と分けて管理してください。

💡 役員負担をお願いする時の話術 役員への傾斜配分をお願いするとき、「若手の負担を減らしたい」という文脈で説明するとスムーズ。「若手がたくさん参加できるよう、先輩方には少し多めにご協力いただけると…」と切り出しましょう。

当日の進行タイムテーブル例

2時間の忘年会を想定したタイムテーブル例です。

時間通りに進めるコツは、挨拶を短くすることと歓談時間を十分に確保すること。挨拶が長引くと歓談時間が削られ、参加者の満足度が下がります。

忘年会ならではの注意点

注意1：仕事納めとの兼ね合い

忘年会は仕事納めの週に開催されがち。参加者は仕事が残っていると参加を渋るため、最低でも2週間前には確定させることで、仕事のスケジュール調整を促せます。

注意2：新年会は"お披露目"の場

新年会は、1月中旬〜下旬が定番。新入社員や新体制が整うタイミングなので、「新しい仲間の紹介」を盛り込むとイベント価値が高まります。

注意3：女性参加者への配慮

夜遅くの会は、女性参加者の帰宅を心配する必要があります。21時半までに終了、タクシーチケット準備、駅までの同行者確保などの配慮を。

注意4：飲めない人への配慮

お酒を飲まない人の負担は、ノンアルコールの料金やコース内容を確認して相談しましょう。飲酒の有無だけで一律の値引き額を決めず、参加者の合意を得て会費を設定します。

精算時のチェックリスト

  1. 領収書を必ずもらい、写真保存
  2. 集金総額と会計金額の差額を確認
  3. 差額がプラス（余り）なら、二次会費用に回すか参加者に返金
  4. 差額がマイナス（不足）なら、幹事が補填するか追加徴収
  5. 参加できなかった人からの集金忘れがないか確認
  6. 翌日、参加者にお礼メール＆会計報告（総額と傾斜配分結果）
💡 翌日の報告メール例 「昨日はお疲れ様でした。集金総額232,000円、店舗への支払い220,000円でした。会費は役職ごとに3,500〜12,000円で調整しました。事前にお伝えした予備費12,000円は未使用だったため、合意した方法で返金します。」——集金前の説明と精算後の報告を一致させましょう。

よくある失敗と対策

失敗1：案内が遅くて参加者が集まらない

12月中旬の忘年会を直前に案内すると、予定が合わない人もいます。早めに日程候補を共有し、参加可否の締切を伝えましょう。

失敗2：飲み放題の延長で予算オーバー

盛り上がると「もう1時間延長！」となりがち。1人あたり1,000〜1,500円の追加料金が発生し、予算オーバーに。対策は事前に延長ルールを決めておく（「最大30分まで、追加料金は上位負担者で吸収」など）。

失敗3：二次会で幹事が疲弊

一次会でいっぱいいっぱいなのに、二次会まで幹事を兼任すると疲れ切ります。対策は二次会幹事を別の人にお願いすること。副幹事を育てるチャンスにもなります。

まとめ：忘年会・新年会は幹事の"腕の見せ所"

忘年会・新年会は、幹事力を試される最大のイベントです。準備を早めに始め、ツールを活用し、当日は笑顔で進行する。この3つができれば、あなたは「できる幹事」として周囲から評価されるでしょう。

役職別の会費表さえ事前に作っておけば、当日の精算は「集めて検算する」だけです。あなたは参加者一人ひとりに「ありがとう」と声をかけて回る。そんな温かい会を目指してください。

実際の会計金額に合わせた役職別の負担額は、無料ツール「ケイシャ君」で計算できます

ケイシャ君を試してみる →